Digitalizare documente pentru firme: ordine mai bună, acces mai rapid și arhivă digitală ușor de folosit
Pentru multe companii, problema nu este doar volumul de hârtie, ci timpul pierdut cu găsirea documentelor. Prin digitalizare, documentele devin mai clare, mai ușor de consultat și mai simplu de organizat pentru lucru intern, controale, audit sau administrarea curentă.
Când este utilă digitalizarea documentelor
Mai ales atunci când compania are multe documente în circulație și timpul de căutare începe să devină o problemă reală.
- când arhiva fizică ocupă spațiu și este greu de administrat
- când documentele sunt consultate frecvent de mai multe persoane
- când există contracte, facturi sau dosare care trebuie găsite rapid
- când firma vrea o organizare mai bună pentru lucru intern sau audit
Ce primește firma
Nu doar scanuri simple, ci o arhivă digitală care poate fi folosită concret în activitatea de zi cu zi.
- fișiere PDF clare și lizibile
- organizare pe foldere și categorii
- denumiri logice pentru documente
- opțional OCR pentru căutare în conținut
Ce tipuri de documente pot fi digitalizate pentru firme
În funcție de activitatea companiei, pot fi digitalizate atât documente administrative, cât și documente operaționale sau contabile.
Contracte și acte comerciale
Contracte, anexe, acte adiționale, oferte semnate și alte documente care trebuie găsite rapid.
Facturi și documente contabile
Facturi, avize, note de recepție, documente justificative și alte acte folosite curent.
Dosare administrative
Documente interne, procese-verbale, corespondență și alte documente importante pentru organizare.
Cum decurge un proiect de digitalizare pentru o firmă
Proces simplu, clar și adaptat după felul în care firma vrea să folosească documentele după scanare.
Analizăm volumul
Discutăm despre tipurile de documente, cantitate și ce rezultat final este util pentru companie.
Stabilim structura
Definim împreună cum vor fi organizate fișierele: pe ani, departamente, tipuri de documente sau proiecte.
Scanăm și procesăm
Documentele sunt scanate pentru claritate și, dacă este nevoie, se aplică OCR pentru căutare în text.
Livrăm arhiva
Primești o arhivă digitală ordonată, ușor de parcurs și pregătită pentru lucru intern.
Beneficii pentru activitatea zilnică
Digitalizarea ajută mai ales prin reducerea timpului pierdut și prin claritate mai bună în documente.
- documentele se găsesc mai repede
- se reduce dependența de arhiva fizică
- informația este mai ușor de consultat intern
- se lucrează mai ordonat cu volume mari de documente
Ce se poate personaliza
Structura finală a arhivei digitale poate fi adaptată în funcție de nevoia firmei.
- grupare pe ani sau luni
- grupare pe departamente
- grupare pe tip de document
- reguli de denumire stabilite împreună
Ce putem învăța din exemplele de digitalizare din alte țări
Țări precum Estonia sau Danemarca sunt adesea date ca exemplu atunci când se vorbește despre digitalizare. Ideea importantă pentru firme este că digitalizarea funcționează bine atunci când documentele nu sunt doar scanate, ci și organizate logic, ușor de găsit și folosite în procese reale.
Întrebări frecvente
Digitalizarea documentelor pentru firme înseamnă doar scanare? ▾
Nu. În practică, este mult mai utilă atunci când fișierele sunt și organizate logic, denumite clar și, la nevoie, procesate cu OCR.
Putem păstra o structură clară pe foldere? ▾
Da. Structura arhivei digitale poate fi stabilită după ani, tipuri de documente, departamente sau alte criterii utile pentru firmă.
Se poate face și căutare în conținutul PDF-ului? ▾
Da, prin OCR. Astfel, în funcție de calitatea documentului original, căutarea în conținut devine mult mai ușoară.
Este util și pentru volume mai mici? ▾
Da. Chiar și proiectele mai mici pot beneficia de o arhivă digitală mai clară și mai simplu de consultat.
Estimare rapidă volum
Selectează unitatea, introdu cantitatea, iar apoi apasă Continuă la ofertă. Vom trimite estimarea către formular și te ducem direct la el.
Cere ofertă
Completează formularul. Îți răspundem rapid pe email sau telefon.