Scanare arhivă pentru firme
Ai cutii și dosare de arhivă greu de gestionat? Oferim scanare arhivă pentru firme, cu livrabile ordonate și control de calitate.
Stabilim împreună structura (ani/departamente/tip document), livrăm PDF-uri clare și, la nevoie, aplicăm OCR pentru căutare în conținut.
Ce înseamnă scanare arhivă
Scanarea arhivei se referă la volume mari de dosare, adesea vechi, cu structură complexă (ani, departamente, tipuri de documente). Obiectivul este o arhivă digitală ordonată, care reduce timpul de căutare și crește controlul.
- Dosare arhivistice (documente pe ani, cutii, registre).
- Documente vechi/uzate (scanare atentă pentru lizibilitate).
- Organizare + control (structură, denumiri, verificări).
Diferența dintre scanare documente și scanare arhivă
- Scanare documente: de obicei volum mic/mediu, documente curente, livrare rapidă.
- Scanare arhivă: volum mare, structură stabilită, indexare/denumiri stricte, control calitate mai amplu.
Pentru arhivă, cel mai important este să primești o structură ușor de folosit: „unde găsesc documentul” devine o regulă, nu o ghicitoare.
Ce primești la final (arhivă digitală gata de lucru)
- PDF-uri clare, grupate pe dosare/cutii, în formatul stabilit.
- Opțional: OCR pentru căutare în conținut.
- Structură pe foldere: ani / departamente / tip document (sau altă logică internă).
- Denumiri consistente (ex: An_Lună_Tip_Doc_Nr / Departament_An_Dosar etc.).
- Control calitate: verificări pentru a evita amestecări și lipsuri evidente.
Procesul nostru pentru arhive (pas cu pas)
Evaluare
Stabilim volumul (cutii/dosare), structura dorită și prioritatea (ce se scanează întâi).
Pregătire
Pregătim dosarele pentru scanare (după caz: capse, șină, separatoare).
Scanare
Scanare profesională A4/A3, setări pentru lizibilitate și documente vechi.
OCR & organizare
PDF căutabil (dacă se dorește) + structură și denumiri convenite.
Ce informații ne trebuie pentru o ofertă corectă
- Volum aproximativ: cutii / dosare (sau pagini, dacă există estimare).
- Tip arhivă: contabilă, HR, juridică, administrativă, tehnică etc.
- Format: A4 / A3 / mixt.
- Dorești OCR (căutare în conținut) și ce nivel de organizare vrei.
- Termen: standard vs. urgent; preferințe de livrare (în tranșe).
Dacă nu ai cifre exacte, e OK: o estimare (ex. „~30 cutii”) e suficientă pentru primul calcul.
Utilizări tipice în firmă (unde se simte beneficiul)
- Contabilitate: facturi, registre, documente cerute la controale.
- HR: dosare de personal, acte, adeverințe, pontaje.
- Juridic: contracte, anexe, corespondență.
- Management: acces rapid la documente fără deplasări și timp pierdut.
Întrebări frecvente
Arhiva fizică se poate scana fără să o „stricăm”? ▾
Da. Lucrăm atent cu documente vechi/uzate. Dacă anumite dosare necesită pregătire specială, îți comunicăm înainte.
Pot primi livrare treptată (pe ani sau pe departamente)? ▾
Da. Pentru arhive mari, livrarea în tranșe este adesea cea mai practică (primești rezultate rapid și continui în paralel).
Cum se stabilește structura de foldere și denumiri? ▾
Împreună cu tine: după ani, departamente, tip document sau o logică internă. Scopul este regăsire rapidă și consistență.
OCR este obligatoriu? ▾
Nu. OCR este recomandat când vrei căutare în conținut. Dacă arhiva are multe documente tipărite și lizibile, OCR poate ajuta mult.
Vrei o ofertă rapidă?
Trimite volumul aproximativ și cum dorești organizarea. Îți răspundem rapid cu pașii următori.